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正確的做法是:在一體化管理體系的運行中,使用各種方法識別環境因素和危險源。在此基礎上,首先對照所識別的法律法規和其他要求進行評價,評價出哪些“環境影響”和‘“風險程度”已經違反或超出了法律法規和其他要求的規定,從而立即將其確定為“重要環境因素”和(或)“重大危險源”對于其他“環境因素”和“危險源”可以使用頭腦風暴法、水平對比法、過程分析法、多因子打分法,LEC法、風險估算法等進行評價,以確定其是不是“重要環境因素”和(或)“重大危險源”。由此可見,在確定“重要環境因素”和“重大危險源”的過程中,已經首先考慮了法律法規和其他要求,避免了其他評價方法把已經違法或超標的“環境因素”和“危險源”錯評為“一般影響的環境因素”和“具有可容許風險的危險源”,同時為確定環境目標和職業目標進行了初步篩選。認證
ISO20000認證的關鍵點 1. 確保各項服務管理計劃均有實施憑證 服務管理計劃憑證指的是服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關的行動的審計憑證。大多數這些關于服務管理計劃和操作的憑證應該存在于正式的文檔,確保各項工作都在按照計劃進行實施。 2. 文檔管理規范 針對文檔創建和管理的過程來保證各流程服務特性被恰當的描述。 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性,需要建立起一套將各類文檔保護起來的備份策略。 ISO 20000認證關鍵點 服務管理中的服務支持人員應該具備由適當的培訓所支持的工作能力。組織應該對每個服務管理角色定義必要的能力,并保證個人能意識到他們自己的工作對整個服務上下的重要性以及對服務品質完成的必要性。組織應該提供培訓或采取行動來滿足這些需要,并實施行動有效性的評估。 組織應該開發和加強員工工作的專業能力。在征召新人的過程中,應該針對職位的描述、服務管理目標和整個服務質量目標檢查職位申請人的情況有效性,確定申請人的特長、弱點和潛在能力。為了安置新的或擴展服務的員工,使用新技術,安排服務管理人員開發項目團隊,不斷計劃和填補由于人員周轉造成的缺口。員工應該在服務管理相關領域得到訓練,應該開發他們的團隊工作和領導技能。對每個人的訓練記錄以及訓練的說明應該被保留。 文檔管理 概述 每一個組織都希望結合自身特色有效管理和實施所有IT服務所需的方針和框架,這就意味著需要制定恰當合理的管理政策、計劃,用以規范、細化相關的活動,使管理使命、目標得以落實。這些管理政策、計劃、活動記錄將以文檔作為載體進行保存,并在實施過程中指導服務開展,成為落實服務管理政策、計劃的保障和檢驗實施效果的依據。 文檔管理(Documentation Management)是針對文檔創建和管理的過程,用以確保服務特性、管理政策、計劃被適時的、恰當的描述,以便控制和管理與質量體系有關的文檔資料,確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關的一些概念: 受控文檔:指按組織管理要求進行審批、登記、分發并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對文檔的版本進行嚴格控制,確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長期使用并始終處于修改和換版狀態的,如組織的規章制度。 質量文檔:質量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄,以確保服務管理的有效計劃、運行和控制,包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制:文檔訪問控制實質上是對文檔訪問者使用受控文檔的限制,它決定是否允許訪問者對不同類型的文檔進行借閱、更新、發布等操作。并通過制度及工具確保只有經授權的用戶,才允許對相應的文檔進行相關操作。 目標 文檔管理的目的在提供服務管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關的行動的憑證,以達到有效管理和實施IT服務的政策和框架這一目標。為達到這一目標需要通過以下幾個方面來實現: (1) 完善組織的質量文檔管理,控制和管理與質量體系有關的文檔資料,確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評審、批準、保持、銷毀和控制的程序和職責。 (3) 滿足組織文檔內容管理需求,包括建立組織文檔體系架構,規范組織文檔命名規則,對不同類別的文檔的生命周期進行分類管理,包括文檔生成、文檔更新、文檔發布、文檔借閱、文檔銷毀; (4) 完善文檔備份機制以確保文檔的可用性,并針對不同類型的文檔進行分級分類的信息管理,文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務提供者的管理難度,推動質量體系的落地、促進各流程工作的開展。 與其他流程的關系 文檔管理工作是質量體系實施中所不可缺少的一部分,從一定意義上講,ISO 20000的實施就是制定策略及計劃,按照計劃實施,生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當然,ISO 20000實施絕不是就是“紙上談兵”,這里所說的文檔包含的內容非常廣泛,其中有很多是服務管理方針和計劃、文件化的服務等級協議、方法等,但更加關鍵的是,這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等,當具體工作和活動執行過后,文檔就成了審計的憑證。所以,我們可以說,文檔管理與ISO 20000各個流程都息息相關,其專業化程度可以是反映整個ISO 20000管理水平的一個側面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進行對文檔進行分級,并對不同分級的文檔進行權限管理,控制文檔的訪問者,確保信息。 活動和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個角度進行,包括從保存介質上的分類、從內容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說,文檔從內容上分類可分為管理文檔、技術文檔;從保存介質上分,可分為紙質文檔、電子文檔;從使用范圍來分可分為公開使用、內部使用等。 不同的文檔分類方式,對于文檔管理的意義也是不同的,例如對文檔內容的分類,旨在建立文檔知識體系架構,一方面通過統一規劃的文檔架構能清晰地對已有的各個流程的進展情況進行管理、跟蹤、審計,另一方面文檔分類也可指導組織的知識體系建立,是組織整體管理思路的展現。而從文檔使用范圍的分類則提出了對文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發布、發放、分發、更改、保管和作廢過程中應符合信息管理流程的相關要求。受控文檔應做好版本管理,以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準 文檔需按文檔編寫規范進行編寫,文檔內容在發布前須經相關負責人審核以規范文檔格式,確保文檔準確、恰當地描述管理政策、計劃,確保文檔內容的真實性。經審核的文檔由負責人批準后可進行發布。 (2) 文檔發布 文檔由文檔撰寫/修改者提交,經由相關責任人批準后統一、集中的發布在相關處所。為使閱覽者得到和使用相關文檔的有效版本,文檔需進行統一的發布管理以保證文檔發布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據內容、年度、部門等情況定期進行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據信息管理流程對文檔進行分級,對文檔及文檔的歷史版本進行訪問控制,設定各類文檔的訪問列表,并通過工具的使用確保文檔被適當保護的同時也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關管理人員進行修改,經負責人審核批準后進行發布,替換老版本。 紙質文檔更改后的文檔按該文檔發放清單逐次回收更替原文檔;文檔更改除特別批準外,一律采用以舊換新方法進行。回收文檔的文檔需進行統一的保管,機密文件應集中銷毀。 (6) 文檔權限管理 文檔權限管理又稱文檔訪問控制,各類受控文檔需按照信息管理流程要求進行分級,并對不同分級的文檔進行權限管理,控制文檔的訪問者,確保信息。文檔權限管理包括對文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的,隨著業務發展、技術更新,文檔需要不斷地修訂,保持其有效性,以適應不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念,對文檔,特別是質量體系文檔提出在規定時間內至少修訂一次的要求,整理文檔修訂計劃,檢驗落實情況,督促文檔及時修訂,確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規范 文檔的規范化程度反映出文檔管理的水平,規范化首先需要對文檔進行內容分類,概括同類文檔的共同點,以此作為文檔規范化、模板化的依據。文檔規范化、模板化有利于對文檔進行分類管理,通過經驗累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規范屬于文檔規范化的一部分,制定文檔命名規范需要跟據組織需求對文檔進行分類,不同類別的文檔使用相應的命名規范,便于文檔的查找,并為文檔的分類管理奠定了堅實的基礎。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責 (1) 文檔管理員 負責管理各類文檔,擬定文檔修訂計劃,根據管理要求對各類文檔進行分級,設置不同級別文檔的權限。組織可根據自身特點設一個或多個文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負責文檔合規性管理及審計。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺 文檔分散為文檔管理帶來許多問題,包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺后,可通過集中文檔、統一管理的方式,在平臺上共享各類工作文檔,提高了文檔的使用頻率,使文檔發揮出 的效用。完善的備份機制,全文檢索功能,文檔版本控制的功能,文檔電子審批功能,文檔歸檔功能,信息權限管理功能等等,為組織提供了、便捷的文檔處理中心,提高了文檔的及時性和準確性。 (2) 制度評審體制 為保證各類流程管理制度及時更新,組織須規范規章制度建設活動,建立和完善規章制度體系,制定流程管理制度更新計劃,定期組織制度評審會,對流程擬新增發布、修訂、合并及廢止的規章制度進行評審。制度評審會對流程管理制度的合規性、合理性、嚴密性和操作性進行評估,并及時廢止失效的制度,確保各流程管理制度能及時優化,同時通過制度評審會,組織內部對各流程管理制度達成一致的見解,為管理流程的落實做好鋪墊。 (3) 關鍵指標KPI指標的設置 文檔管理成功與否在于兩點:其一是否建立合理的文檔管理體系。文檔管理體系可通過規范各類文檔的定義,規范文檔的編寫,定義各項工作的可交付文檔,以此來檢查各項工作的開展情況,也便于對文檔的日常維護和查找。當然,合理的文檔管理體系不是一朝一夕能夠建成的,需要長期累積,并在實施中不斷完善,適應不斷變化的管理要求。 文檔管理另一個要求就是能夠控制和管理與質量體系有關的文檔資料,確保對質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文檔的有效版本;為保證各管理流程根據實際工作情況整理修訂流程管理文檔,文檔管理需在每年制定詳細的文檔修訂計劃,以此督促各流程文檔在規定期限內至少修訂一次,并以此作為文檔管理流程的KPI值,例如ISO 20000管理文檔中的一、二、三級文檔在一年內的修訂率達到。
ISO10012認證審核中的問題點 因為測量管理體系的目標就是對由于測量設備的失準和測量過程的失控可能產生的不正確的測量結果進行防范和控制以 限度地降低風險。測量管理體系審核中共性的問題具體闡述如下: ? 1 測量過程控制 ? 測量過程控制是ISO10012:2003標準的一個發展。因此,企業建立新的測量管理體系區別于過去的計量檢測體系中根本的地方就是在是否實現了對測量過程的控制,如果企業建立的測量管理體系只對測量設備進行有效管理,而缺乏對計量過程進行控制,那么就不一定能完全保證測量結果數據始終保持準確和一致。測量過程的控制可區別為重要(含高度)測量過程和一般測量過程控制,這有利于確保測量過程受控,又節約投入的資源。 ? 適用于高度測量過程控制的有:關鍵性的測量過程(包括產品檢驗、試驗、化驗等領域);復雜的測量過程(包括在線工藝過程等領域);對保證生產的測量(包括易爆、易燃、有害領域);昂貴代價的測量過程(包括進出關口結算、配料等領域)。 ? 適用于一般測量過程控制的有,對于非關鍵的零部件的簡單測量。對測量過程實施控制的主要方法有高度測量控制方法:(包括核查標準、控制圖、統計技術等);一般測量控制方法:(包括重復測量、留樣再測、特性分析、設備抽檢、環境監測、人員監督等),以減少和由于異常故障,出現錯誤的測量結果。 ? 2 計量確認過程的監視與計量過程的監視的區別 ? 這主要是監視的對象不同,前者是對測量設備而言,后者是對測量過程而言。測量設備的監視是監視其特性和要求的符合性;測量過程的監視是監視其過程符合規定的能力(人員操作技能、設備的配置、環境條件、測量方法、文件(軟件)等是否滿足測量要求)。監視實際上是有效控制測量過程和持續改進測量管理體系的有效途徑。監視應制定所用方法如(核查、比對、統計技術、審核、顧客滿意調查、定期檢查、驗證證明文件等),并應做好監視記錄。目前,在審核中發現對監視出現的不符合項也占有一定比例。 ? 3 必須掌握兩個關鍵 ? 關鍵一是企業 管理者必須高度重視和認清測量管理體系的作用和目的,必須親自抓,才能實現統一管理,才能為實現方針和目標提供必要的資源保障。 ? 關鍵二是企業必須全員參加,因為測量過程控制涉及各個部門,需要搞好培訓,對照標準逐條落實,使員工能以主人翁的責任感正確處理和解決測量過程出現的問題。 ? 4 需要掌握兩個難點 ? 難點一是ISO10012:2003標準指出:“測量管理體系覆蓋的每一個測量過程都應評價測量不確定度。”因此,要求企業計量職能部門人員需要掌握測量不確定度的概念和基本分析方法,使企業計量向國際水平靠攏,保證新的測量管理體系的質量。 ? 難點二是將顧客的測量要求轉化為計量要求。因此,要求企業有關人員需要具有掌握生產工藝過程知識和計量綜合知識,以便準確表述預期用途。 ? 5 開展企業測量管理體系認證審核的效果 ? 5.1 通過審核,了企業計量管理和檢測水平,使企業的計量檢測能力對質量管理、成本管理、節能降耗、企業效率發揮了重要技術保障作用。 5.2 通過審核,使企業在測量設備管理基礎上建立對測量過程的控制體系,加強對計量數據的持續監控,極大地減少了企業因測量不準造成的風險和后果。 5.3 通過審核,使企業建立現代計量檢測體系,以便能夠適應經濟和科學發展的需要,對企業市場競爭能力,參與國內外招標、簽訂合同時具有穩定的計量基礎保證作用。 5.4 通過審核,使企業計量實驗室環境條件得到改善。配置了相應的恒溫設施,并對影響實驗室的區域進行了有效隔離,確保了實驗室的良好工作環境。 5.5 通過審核,進一步規范了企業能源計量器具的配備和準確度等級要求,有效地對企業開展節能降耗、生產經營、領導決策提供了更為準確可靠、穩定有效的測量數據。 ? 6 需高度控制的測量過程范圍 ? 在測量管理體系現場審核過程中發現,某些企業列出的需高度控制的測量過程一覽表上只反映了產品制造和質量檢驗范圍內的測量過程,而未將經營管理、、環保等方面的測量過程列入高度控制。 ? 例如某機械制造廠生產過程中所用的專用校對塞規是自制的,精度要求到微米級,且專用校對塞規的檢測是用高精度的三坐標測量儀進行的。該企業在建立測量管理體系時只將產品在生產制造過程中和質量檢驗過程中的檢測列入需高度控制的測量過程,卻未將專用校對塞規在生產制造過程中和質量檢驗過程中的檢測列入需高度控制的測量過程。試想:如果專用校對塞規的檢測結果有誤,那用該專用校對塞規檢測的產品質量如何得以保證? ? 也就是說,該產品的檢測結果就會存在一定的風險。作為建立測量管理體系的企業就應該將專用校對塞規在生產制造過程中和質量檢驗過程中的檢測列入高度控制的范圍以確保產品的檢測結果準確無誤。GB/T19022-2003/ISO 10012:2003《測量管理體系 測量過程和測量設備的要求》(以下簡稱ISO 10012)的7.2.2測量過程設計中的“指南”已說明“高度的測量過程控制對那些包含有關鍵性的復雜的測量系統,對保證生產的測量以及由于測量結果不正確會引起后續的昂貴代價的測量來說是合適的”。即需高度控制的測量過程不應該僅僅局限在產品制造和質量檢驗范圍,而應包括企業的經營管理、能源管理、生產管理、職業管理、環境管理以及產品制造前的準備工作等方面的測量過程。 ?
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