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環境管理體系文件編制(4.4.4)
組織應以書面或電子形式建立并保持下列息；
(a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
(b) 查詢相關文件的途徑。
理解要點：
條款要求以文件的形式描述組織的環境管理體系，并提供相關文件的查詢途徑，一般應形成一套環境管理文件系統，支持現有的環境管理體系，為組織的內部管理和外部審核提供依據。
環境管理體系文件的內容應足夠詳盡，能充分描述環境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個要素。
組織在編寫環境管理體系文件時，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊、程序及作業指導書、表格記錄、及其他文件多個層次和類型。環境管理體系并不嚴格地要求組織擁有環境管理手冊，也不支持采用復雜的文件系統。
所有上述文件都是環境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應指出查詢途徑。另外，環境管理體系文件應與其他體系文件相協調，可以將環境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時也需要提供查詢辦法。
環境管理體系文件可以以傳統的書面形式也可以以先進的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。
組織應以書面或電子形式建立并保持下列息；
(a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
(b) 查詢相關文件的途徑。
理解要點：
條款要求以文件的形式描述組織的環境管理體系，并提供相關文件的查詢途徑，一般應形成一套環境管理文件系統，支持現有的環境管理體系，為組織的內部管理和外部審核提供依據。
環境管理體系文件的內容應足夠詳盡，能充分描述環境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個要素。
組織在編寫環境管理體系文件時，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊、程序及作業指導書、表格記錄、及其他文件多個層次和類型。環境管理體系并不嚴格地要求組織擁有環境管理手冊，也不支持采用復雜的文件系統。
所有上述文件都是環境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應指出查詢途徑。另外，環境管理體系文件應與其他體系文件相協調，可以將環境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時也需要提供查詢辦法。
環境管理體系文件可以以傳統的書面形式也可以以先進的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。
許多審核員認為審核一個EMS的有效性包括兩方面。一是體系的有效性，即體系能保證實現企業的環境方針和目標指標；對體系評價出的重要環境因素能實施有效控制；通過對體系的監測測量、不符合項的糾正與、內審和管理評審等要素的實施，使企業的體系形成一套能自我發現、自我糾正、自我完善的機制；員工通過體系墊肩里和實施提高了環境保護意識，并能夠自覺地遵守與本崗位有關的程序或作業指導書的規定。二是環境管理體系實施效果的有效性，即污染方面的績效；能源和資源消耗降低方面的成效；改進產品的性能、降低產品使用中對環境的影響，實現產品廢棄后的再生資源化，強化環境管理體系整體不斷改進的環境績效。
在17要素的主線上看是否有效，主要看環境因素識別是否和評價準確；目標指標是否包括全部與重要環境因素相關的產品和服務活動等；環境管理方案是否具有可操作性；運行控制是否與監測和測量有邏輯上的關聯，與不符合、糾正和有反饋和交流，并設定好運行標準。
在17要素的主線上看是否有效，主要看環境因素識別是否和評價準確；目標指標是否包括全部與重要環境因素相關的產品和服務活動等；環境管理方案是否具有可操作性；運行控制是否與監測和測量有邏輯上的關聯，與不符合、糾正和有反饋和交流，并設定好運行標準。
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這里講述的息指與環境因素及環境管理體系有關的息，如與環境因素有關的法律改變了、生產工藝調整后廢水成分的變化，有關化學物質的毒性、數據；環境管理代表的任免、環境管理方案實施中的困難等等都可成為環境息交流的內容。
內部息交流應確保各部門、各層次間的及時有效的溝通，可體現在各層次、各部門之間的協作上，如技術部門與生產部門的合作，保證環境因素不僅得到良好控制，而且技術經濟指標也得以不斷的改進，又如環境管理者代表并不對各部門直接負責，但要對組織的環境事務進行的管理，這就要求各部門向環境管理代表上報有關事宜，環境管理者代表是通過組織的相互聯系開展其業務活動。內部息的迅速是體系運行的另一項重要內容，任何息的停滯和不暢都可能使體系運行失效。
外部交流是標準特別強調的，即組織要重視相關方的要求，隨著環境意識的提高，環境問題引起人們越來越多的關注，有關環境事件的投訴增多，組織的環境形象已成為市場競爭的必要條件。一個組織如何對待這些問題，反應出組織對環境的總體態度。外部息的交流包括以對所有環境事件、環境意見的處理及反饋。這些過程應有記錄。
內部息交流應確保各部門、各層次間的及時有效的溝通，可體現在各層次、各部門之間的協作上，如技術部門與生產部門的合作，保證環境因素不僅得到良好控制，而且技術經濟指標也得以不斷的改進，又如環境管理者代表并不對各部門直接負責，但要對組織的環境事務進行的管理，這就要求各部門向環境管理代表上報有關事宜，環境管理者代表是通過組織的相互聯系開展其業務活動。內部息的迅速是體系運行的另一項重要內容，任何息的停滯和不暢都可能使體系運行失效。
外部交流是標準特別強調的，即組織要重視相關方的要求，隨著環境意識的提高，環境問題引起人們越來越多的關注，有關環境事件的投訴增多，組織的環境形象已成為市場競爭的必要條件。一個組織如何對待這些問題，反應出組織對環境的總體態度。外部息的交流包括以對所有環境事件、環境意見的處理及反饋。這些過程應有記錄。
