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條款要求對組織各層次的職責、作用和權限作用明確規定，并形成文件傳達，各級管理者應為完成環境管理體系配備必要的資源。
  環境管理體系的成功實施，需要組織的全體員工的參與，不能認為只有環境職能部門才負有這方面的責任，組織內的其他所有部門都不能置身事外。環境管理的特點本身就決定了它管理內容的廣泛性，不僅包括生產制造過程的環境因素的管理，也包括動力、后勤、物業管理等多方面的內容。
  整個體系是否能夠被很好的建立與保持，很大程度上取決于 管理者的參與程度。為此 管理者應指定一專門的代表(即環境管理者代表)，代其全權處理有關環境管理方面的事務，其職責是建立、實施、維護環境管理體系，并向 管理者匯報。由于環境代表所維護的環境管理體系覆蓋面很大廣，所以其應具有權限與能力來協調、支配組織的相關活動、部門人員。
  除了環境管理代表之外，各管理、職能部門也承擔著各自的職責。生產部門自然應負責生產線環境因素的管理與控制，動力部門除了要保障動力供應外，還負責用電、用水、用氣進行統計，核定消耗、制定節能措施等。這些職責不能完全獨立于原有職責之外，要盡可能融合起來，利用原有的系統發揮作用。
   管理者還應確保提供環境管理體系人實施與保持所需的必備資源，包括人力資源、財力及物力等各方面，還應有相應的技術支持。




文件管理(4.4.5)
  組織應建立并保持一套程序，管理本標準所要求的所有文件，從而確保：
  a、文件能夠定位；
  b、對文件進行定期評審，如必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；
  c、凡對環境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都能得到有關文件的現行版本；
  d、及時將失效文件從有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；
  e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以適當標識。




運行控制(4.4.6)
  組織應根據其方針、目標和指標，確定與所認定的重要環境因素有關的運行與活動。應對這些活動(包括維護工作)按以下要求加以規劃，確保它們給以妥善策劃，確保它們在程序規定的條件下進行。
  (a)考慮到缺乏程序指導可能導致偏離環境方針、目標與指標的運行情況，建立并保持成文的程序；
  (b)在程序中規定運行標準；
  (c)對于組織所使用的產品和服務中可標識重要環境因素，建立并保持管理程序，并將有關的程序與要求通報供方和承包方
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