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××××××有限公司能源管理體系程序文件 組織環境及相關方控制程序 1.目的 識別、監視并評審與公司能源管理體系有關的經營環境及相關方期望或要求確保公司能源管理體系的策劃能實現預期的結果。2.范圍 本程序適用內外部環境因素和相關方期望或要求的識別和控制。3.權責 3.1公司各部門都有責任識別和控制與其相關的內外部環境因素和相關方期望或要求; 3.2總經理助理負責對識別結果進行整理,并提交管理評審; 3.3總經理負責對內外部環境因素和相關方期望或要求在公司內部的落實和應對。4.定義 4.1內部環境因素:公司價值觀、企業文化、人員能力、體系運行、過程績效等; 4.2外部環境因素:國際、國內、地區和當地的各種法律法規、技術、競爭、市場、文化、社會和經濟因素。5.控制流程序號流程圖開始1識別活動描述各部門識別與其職責范圍相關的內外部環境因素和相關方期望或要求各部門歸納整理與其職責范圍相關的內外部環境因素和相關方期望或要求執行部門批準表單各相關部門部門經理2歸納整理各相關部門部門經理公司經營環境分析報告第3頁共5頁 ××××××有限公司能源管理體系程序文件 序號流程圖活動描述執行部門批準表單3采取應對措施就分析的結果制定相應的應對措施,如形成文件、各相關部門部門經理制定目標、傳達信息等由各相關部門對已制定好的措施各相關部門認真落實執行,主管如傳達相關方要求、資源提供等4執行應對措施總經理糾正和措施報告5效果確認由總經理對執行效果進行確認總經理N/A糾正和措施報告6更新識別每年定期進行更新識別,并形成記錄各相關部門主管總經理公司經營環境分析報告7資料歸檔在管理評審會議對相關數據進行回顧各相關部門主管N/A公司經營環境分析報告8結束由總經辦對所有涉及的資料進行統一歸檔,備查總經辦N/A公司經營環境分析報告5.2內外部環境因素識別 5.1.1在建立與持續改進能源管理體系時,公司將充分識別理解并考慮那些與公司的宗旨、戰略方向相關,并影響公司實現能源管理體系ENMS預期結果能力的內部和外部環境。 5.1.2內外部環境要素識別與評估:在每年的管理評審前,由相關部門負責人進行識別并評估其適用性,具體部門及識別項目如下: 第4頁共5頁 ××××××有限公司能源管理體系程序文件 a)管理部:內部(公司價值觀、企業文化、人員能力、體系運行、過 程能力等),外部(國際國內形勢、法律、競爭、市場、文化、社會和經濟環境等)。 b)技術部:內部(能源的性能、能源效率、能源的損耗、人員能力、知 識、業績表現等),外部(法律、技術、競爭、社會和經濟環境等)。c)銷售部:內部(活動、服務、業績表現等),外部(法律、技術、 競爭、市場、文化、社會和經濟環境等)。 d)管理者代表:內部(戰略、知識、人員能力、業績表現等),外 部(社會和經濟環境等)。 5.3相關方期望或要求識別與評估: 相關方包括但不限于顧客、所有者、組織中的成員、供應商、銀行、工會、合伙人、競爭對手或社會團體或行業協會。在每年的管理評審前,由相關部門負責人進行識別并評估其適用性,具體部門及識別項目如下: a)管理者代表:所有者、合伙人、競爭對手或社會團體。b)采購部:外包加工方、供應商、競爭對手或社會團體。c)銷售部:顧客、競爭對手或社會團體。 d)管理部:員工代表、附近企業及居民、銀行、工會、社會團體。6.相關文件6.1《無》7.相關表單 7.1《公司經營環境分析報告》7.2《糾正和措施報告》 第5頁共5頁 ××××××有限公司能源管理體系程序文件 風險和機遇的應對控制程序 文件編號:MC-NYMS-P-02版本:A0 編制:審核:批準: ××××××有限公司發布 第1頁共13頁
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.ISO9001認證標準5.3 組織的崗位、職責和權限 本條旨在幫助管理者分配質量管理體系的相關崗位,以確保體系的有效性并實現預期結果。 管理者需要確立各崗位的具體職責和權限,并通過有效的溝通活動,確保組織人員理解和知曉各自的任務。 相關職責和權限可分配給一人或多人。這些人員在被分配的領域和/或過程應能夠做出決策和有效變更。必需強調,盡管權限可以分配,但管理者仍應對質量管理體系承擔總體責任。針對ISO9001認證標準,5.3的a)至e),職責和權限的分配應基于以下目的: a) 確保組織的質量管理體系符合ISO9001認證標準對特定崗位(如內審員)或對管理評審的要求; b) 確程能提供期望的輸出;該活動可分配給多個承擔不同職責的人員,如監視質量目標、確定過程是否能夠實現預期結果或開展內部審核等; c) 報告質量管理體系的績效;這種報告通常作為管理評審過程的一部分來實施(見ISO9001認證標準),可指派一人負責協調報告事宜,其他人員負責報告質量管理體系的特定過程; d) 推動以顧客為關注焦點(見ISO9001認證標準,5.1.2);這項職責通常分配給負責與顧客溝通并確保解決問題的人員,一般為客服或履行質量職能的人員; e) 在進行諸如實施新的企業資源計劃(ERP)系統、決定外包設計和開發過程、基于新市場機遇的增長、進行組織重組、兼并或收購等變更時,保持質量管理體系的完整性;這項職責通常分配給負責確保整個質量管理體系運行的人員,該人有能力確保在沒有考慮變更的潛在影響之前,不策劃變更。
組織在績效評價上需要關注的部分有合規性評價、內部審核、管理評審等方面的要求。需要監視和測量的內容包括滿足法律法規要求和其他要求的程度;與所辨識的危險源、風險和機遇相關的活動和運行;實現組織職業目標的進展情況;運行控制和其他控制的有效性;適用時,為確保結果有效而所采用的監視、測量、分析和評價績效的方法;組織評價其職業績效所依據的準則;何時應實施監視和測量;何時應分析、評價和溝通監視測量的結果。組織應保留適當的文件化信息作為監視、測量、分析和評價績效的結果證據;記錄有關測量設備的維護、校準或驗證。 合規性評價是重要的評價標準之一,組織需要建立、實施和保持用于法律法規要求和其他要求的合規性進行評價。確定實施合規性評價的頻次和方法;評價合規性并在需要時采取措施;保持對其關于法律法規要求和其他要求的合規狀況的認識和理解;保留合規性評價結果的文件化信息。 組織進行內部審核也是重要的評價之一,職業管理體系是否符合:組織自身的職業管理體系要求,包括職業方針和職業目標;本標準的要求;職業管理體系是否得到有效實施和保持。審核的方案應考慮相關過程的重要性和以往審核結果的情況下,策劃、建立、實施和保持包含頻次、方法、職責、協商、策劃要求和報告的審核方案;規定每次審核的審核準則和范圍;選擇審核員并實施審核,以確保審核過程的客觀性和公正性;確保向相關管理者報告審核結果;確保向工作人員及代表以及其他相關方報告相關的審核結果;采取措施。以應對不符合和持續改進其職業績效;保留文件化信息,作為審核方案是實施和審核結果的證據。 管理者應按照策劃的時間間隔對組織的職業管理體系進行評審,以確保其持續的適應性、充分性和有效性。以往管理評審采取措施的狀況;與職業管理體系相關的內容和外部議題的變化,包括:相關方的需求和期望;法律法規要求和其他要求;風險和機遇;職業方針和職業目標的實現程度;職業績效方面的信息,包括以下方面的趨勢:事件、不符合、糾正措施和持續改進;監視和測量的結果;對法律法規要求和其他要求的合規性評價的結果;審核結果;工作人員的協商和參與;風險和機遇;保持有效的職業管理體系所需資源的充分性;與相關方的有關溝通;持續改進的機會。任何對職業管理體系變更的需求;所需資源;措施;改進職業管理體系與其他業務過程融合的機會;對組織戰略方向的任何影響。 職業管理體系的改進? 組織應確定改進機會,并實施必要的措施,以實現其職業管理體系的預期結果。為了達到預期的結果。組織應建立、實施和保持包括報告、調查和采取措施在內的過程,以確定和管理事件和不符合。當事件或不符合發生時,組織應:及時對時間和不符合做出反應,并在適用時采取措施予以控制和糾正以及處置后果。 在工作人員的參與和其他相關方的參加下,通過下列活動,評價是否采取糾正措施以導致時間或不符合的根本原因,防止時間或不符合再次發生或在其他場合發生。需要調查的部分有調查事件或評審不符合;確定導致時間或不符合的原因;確定類似時間是否曾經發生過,不符合是否存在,或他們是否可能會發生。在適當時,對現有的職業風險其他風險的評價進行評審;按照控制層級和變更管理,確定并實施任何所需的措施,包括糾正措施;在采取措施前,評價與新的或變化的危險源相關的職業風險;評審任何采取措施的有效性,包括糾正措施;在必要時,變更職業管理體系。 糾正措施應與事件或不符合所產生的影響或潛在影響相適應。組織應保留文件化信息作為以下方面的證據包括:事件或不符合的性質以及所采取的任何后續措施;任何措施和糾正措施的結果,包括其有效性。組織應就此文件化信息與相關工作人員及其代表和其他的相關方進行溝通。保持和保留文件化信息作為持續改進的證據。 職業管理體系認證對組織中人員以及工作相關的傷害和損害的形成了具體的體系指導通過建立、實施和保持職業管理體系,以改進、危險源并盡可能降低職業風險、利用職業機遇,以及應對與其活動相關的職業管理體系不符合。 通過職業管理體系認證達到持續改進職業績效;滿足法律法規要求和其他要求;實現職業目標