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文件管理(4.4.5)
  組織應建立并保持一套程序，管理本標準所要求的所有文件，從而確保：
  a、文件能夠定位；
  b、對文件進行定期評審，如必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；
  c、凡對環(huán)境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都能得到有關文件的現(xiàn)行版本；
  d、及時將失效文件從有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；
  e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以適當標識。



4.5.3記錄：組織應對處理相關方事務的記錄進行管理。此類記錄是驗證
 
組織的體系是否有效運行，是非遵守法律的見證材料。
  4.5.4環(huán)境管理體系審核：如相關方要求，組織可接受相關方實施或委托
 
實施的第二方審核，以及委托第三方實施的認證審核。
  4.6 管理評審：正確有效地處理相關方事務是ISO14001體系的重要方面，
 
管理評審時應對此給予關注。相關方提出的新的或特殊要求是構成體系持續(xù)改
 
進的重要輸入條件之一。




4 應急準備和響應措施適用性評價
        企業(yè)往往缺少對應急準備和響應措施的適用性評價和評定。應急準備和響應是對潛在的重要環(huán)境因素控制的一種特定形式，ISO14001標準中的其他要素都是圍繞重要環(huán)境因素來開展管理活動的。潛在的重要環(huán)境因素如火災事故、防汛防臺（風）、化學品使用及高溫高壓設備的使用等，只有不斷對應急措施作出修訂和完善，才能減少事故發(fā)生后造成的環(huán)境影響。比如一個企業(yè)倉庫很大，放有很多易燃物品，存放在火災的隱患，卻發(fā)現(xiàn)倉庫里只配備了兩和滅火器，還放在不顯眼的角落，這樣對事故的發(fā)生就不能進行很好的響應。事故的發(fā)生概率很低，但是必須做好發(fā)生的準備，要有足夠的措施來應急




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，ISO14001標準中有11個要素是要求建立并保持程序的，對這11個要素存在的問題可以從兩方面分析，一是程序建立得不符合，沒有建立程序或程序建立得不完善；二是程序保持得不符合，未按程序規(guī)定過程實施或者是實施的效果不佳。這可以根據(jù)企業(yè)的實際狀況，在11個程序文件的基礎上增加若干個程序文件，以提高運行效果。另外在編制運行控制程序包時，應針對企業(yè)特點和重要環(huán)境因素，編制出適宜的、的運行控制程序文件。
 



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