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環境管理體系文件編制(4.4.4)
組織應以書面或電子形式建立并保持下列息；
(a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
(b) 查詢相關文件的途徑。
理解要點：
條款要求以文件的形式描述組織的環境管理體系，并提供相關文件的查詢途徑，一般應形成一套環境管理文件系統，支持現有的環境管理體系，為組織的內部管理和外部審核提供依據。
環境管理體系文件的內容應足夠詳盡，能充分描述環境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個要素。
組織在編寫環境管理體系文件時，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊、程序及作業指導書、表格記錄、及其他文件多個層次和類型。環境管理體系并不嚴格地要求組織擁有環境管理手冊，也不支持采用復雜的文件系統。
所有上述文件都是環境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應指出查詢途徑。另外，環境管理體系文件應與其他體系文件相協調，可以將環境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時也需要提供查詢辦法。
環境管理體系文件可以以傳統的書面形式也可以以先進的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。
組織應以書面或電子形式建立并保持下列息；
(a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
(b) 查詢相關文件的途徑。
理解要點：
條款要求以文件的形式描述組織的環境管理體系，并提供相關文件的查詢途徑，一般應形成一套環境管理文件系統，支持現有的環境管理體系，為組織的內部管理和外部審核提供依據。
環境管理體系文件的內容應足夠詳盡，能充分描述環境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個要素。
組織在編寫環境管理體系文件時，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊、程序及作業指導書、表格記錄、及其他文件多個層次和類型。環境管理體系并不嚴格地要求組織擁有環境管理手冊，也不支持采用復雜的文件系統。
所有上述文件都是環境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應指出查詢途徑。另外，環境管理體系文件應與其他體系文件相協調，可以將環境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時也需要提供查詢辦法。
環境管理體系文件可以以傳統的書面形式也可以以先進的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。
條款要求對組織各層次的職責、作用和權限作用明確規定，并形成文件傳達，各級管理者應為完成環境管理體系配備必要的資源。
環境管理體系的成功實施，需要組織的全體員工的參與，不能認為只有環境職能部門才負有這方面的責任，組織內的其他所有部門都不能置身事外。環境管理的特點本身就決定了它管理內容的廣泛性，不僅包括生產制造過程的環境因素的管理，也包括動力、后勤、物業管理等多方面的內容。
整個體系是否能夠被很好的建立與保持，很大程度上取決于 管理者的參與程度。為此 管理者應指定一專門的代表(即環境管理者代表)，代其全權處理有關環境管理方面的事務，其職責是建立、實施、維護環境管理體系，并向 管理者匯報。由于環境代表所維護的環境管理體系覆蓋面很大廣，所以其應具有權限與能力來協調、支配組織的相關活動、部門人員。
除了環境管理代表之外，各管理、職能部門也承擔著各自的職責。生產部門自然應負責生產線環境因素的管理與控制，動力部門除了要保障動力供應外，還負責用電、用水、用氣進行統計，核定消耗、制定節能措施等。這些職責不能完全獨立于原有職責之外，要盡可能融合起來，利用原有的系統發揮作用。
管理者還應確保提供環境管理體系人實施與保持所需的必備資源，包括人力資源、財力及物力等各方面，還應有相應的技術支持。
環境管理體系的成功實施，需要組織的全體員工的參與，不能認為只有環境職能部門才負有這方面的責任，組織內的其他所有部門都不能置身事外。環境管理的特點本身就決定了它管理內容的廣泛性，不僅包括生產制造過程的環境因素的管理，也包括動力、后勤、物業管理等多方面的內容。
整個體系是否能夠被很好的建立與保持，很大程度上取決于 管理者的參與程度。為此 管理者應指定一專門的代表(即環境管理者代表)，代其全權處理有關環境管理方面的事務，其職責是建立、實施、維護環境管理體系，并向 管理者匯報。由于環境代表所維護的環境管理體系覆蓋面很大廣，所以其應具有權限與能力來協調、支配組織的相關活動、部門人員。
除了環境管理代表之外，各管理、職能部門也承擔著各自的職責。生產部門自然應負責生產線環境因素的管理與控制，動力部門除了要保障動力供應外，還負責用電、用水、用氣進行統計，核定消耗、制定節能措施等。這些職責不能完全獨立于原有職責之外，要盡可能融合起來，利用原有的系統發揮作用。
管理者還應確保提供環境管理體系人實施與保持所需的必備資源，包括人力資源、財力及物力等各方面，還應有相應的技術支持。
ISO14001標準特別強調對法律法規的符合程度。實施ISO14001系列標準，要以中國的環境法律、法規以及各級政府部門有關環境保護的決定為依據。如果企業對自己適用的法律法規不清楚，就談不上遵法守法了。企業在建立體系時會收集幾百部甚至上千部法律法規，對其進行篩選和評級后得到適用于該企業的環境管理的法律法規、相關的規范性文件和各有關部門的其他要求的文件等。但是這項工作不是就此完成，在運行階段則要更加注意對法規適用性進行評價。法律法規不斷在更新修訂，不斷出現新版本和新條例條款，企業的生產范圍也在改變。所以企業也要加強內部和外部交流，注意跟蹤收集、評審現有法規的有效性，清理不適合的法規，通過多種途徑獲取新的版本和適用于企業目前的新的法律法規。